20 juin 2019

Les enjeux de la gestion des pouvoirs bancaires

Le sujet est de plus en plus fréquemment mis sur la table des directeurs financiers que les consultants de BDO VIA FINANCE rencontrent dans le cadre de leurs activités.

Elle implique de confier les droits à certaines personnes au sein de l’entreprise pour effectuer des opérations sur les comptes bancaires. Vous l’aurez compris le sujet est sensible en ces temps de tentatives de fraude récurrentes au sein des sociétés.

Partie prenante à la politique de lutte contre la fraude

Quel que soit le type de fraude en action (fraude au président, au faux fournisseur…) la manœuvre se conclut par une opération sur un compte bancaire. Se posent alors les questions du Qui (peut agir) et du Quoi (sur quel type d’opération bancaire). Cela place ainsi la mise en place des pouvoirs bancaires au cœur de la sécurité des opérations financières des entreprises. Comme souvent une analyse de ce que l’on peut et doit faire est requise.

L’audit préalable

Il est nécessaire d’analyser le workflow en jeu pour :

  • Distinguer délégation de signature et délégation de pouvoir : le signataire ne fait qu’appliquer la décision du déléguant dans un cadre contraint, le transfert de signature n’entraîne pas le transfert de responsabilité
  • Identifier la portée et les limites dans les délégations de pouvoirs
  • Mettre en place les alertes qui permettent de rafraîchir les pouvoirs bancaires

Centralisation ou décentralisation

La mode est à la décentralisation au sein des groupes français qui l’ont adoptée à une écrasante majorité. L’objectif recherché est de donner de l’autonomie, et donc de la réactivité aux différentes entités du groupe affranchie de la contrainte géographique.

Le recours à un applicatif dédié

Les éditeurs de logiciels permettant l’informatisation de la gestion des pouvoirs bancaires mettent en avant quelques avantages :

  • Centraliser des informations bancaires à un endroit donné de la société
  • Gérer les courriers bancaires qui peuvent être standardisés et automatisés
  • Partager des informations entre collaborateurs
  • Gérer les entrées/sorties des collaborateurs avec les droits qui leur sont affectés
  • Produire les états récapitulatifs avec un véritable outil d’audit interne.
  • Avoir la capacité d’intégrer les changements induits par les éventuelles fusions et acquisitions.
  • Répondre aux contraintes des circulaires bancaires.

Pour faire court, l’informatisation du workflow est donc une garantie de sécurisation et traçabilité de toutes les opérations et documents liés aux pouvoirs bancaires.

Le recours à un prestataire externe pour penser et mettre en place les process de la gestion des pouvoirs bancaires est bien sûr recommandé.

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