27 août 2018

Le Trésorier est en vacances, soyez indulgents

Voilà venir l’été et les cafouillages des remplaçants dans les services financiers des entreprises.

Le Trésorier junior remplace le senior

Virements bancaires oubliés, prévisions de Trésorerie non faits dans les délais, sortie des reports retardés, la liste est longue des « à peu près » dans les opérations de trésorerie des entreprises. Et pour cause : les titulaires des postes ont pris des vacances bien méritées et leurs remplaçants ne sont pas toujours à la hauteur.

Il semble que chaque année la même malédiction estivale s’abatte sur les départements financiers des sociétés, pour nous limiter à ce que nous connaissons.

Dans la répartition des congés entre collègues, les seniors (en général mariés avec enfants) ont la priorité dans le choix et la durée des congés d’été. Le ou la célibataire fraîchement arrivé(e) dans le service doit accepter de jouer les remplaçants avant de prendre de courtes vacances quand cela est possible.

L’épreuve du feu peut se révéler délicate pour certains qui se retrouvent à gérer les opérations les plus critiques pour l’entreprise : le manque de connaissance, d’expérience, le stress, conduisent à quelques regrettables erreurs dans les chiffres ou dans les équilibrages des soldes bancaires. Même chute de qualité chez les banquiers où des retards dans les opérations peuvent être constatés. Le mail envoyé à l’interlocuteur habituel peut demeurer sans réponse et réciproquement.

Bref la chute qualitative dans le travail du Trésorier peut être notable et coûteuse. L’externalisation peut-elle être une solution ?

La ressource externe peut-elle faire mieux ?

En théorie oui, car non seulement la compétence externe est disponible quelle que soit la saison mais de plus elle est compétente pour le travail attendu.

Encore faut-il qu’elle ait été préparée à la mission au sein de votre département financier. L’intérim sans perte de qualité s’anticipe avant l’arrivée de l’été. Idéalement mieux vaut recourir au prestataire requis par le passé et dont le temps d’acclimatation sera réduit à zéro. Sinon il faut l’impliquer dans les subtilités de votre organisation, qui quand il s’agit d’un groupe avec de multiples filiales peut se cacher bien des complexités dans la gestion des comptes.

La connaissance des workflows est critique car il apparaît que derrière les processus officiels de l’extraction/transmission des informations comptables et financières se cachent des comportements officieux connus que des titulaires des postes uniquement.

En clair, que les tâches soient externalisées ou pas, la meilleure façon d’éviter les accros dans le fonctionnement du Département Financier pendant les congés d’été, est d’anticiper dans la transmission des informations et des formations.

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