22 janvier 2018

Projet informatique et logiciels de gestion : Forfait ou régie ?

Lors de la signature pour le déploiement d’un projet de logiciels applicatifs (ou autres) se pose toujours la question des modalités de réalisation des prestations par le fournisseur. Cela peut se faire selon deux types de contrat, au Forfait ou en Régie. Nous allons vous rappeler ci-après les principaux traits distinctifs de l’un et de l’autre.

La Régie

Le prestataire réalise les journées demandées ou nécessaire à la demande, et les facture au fil de l’eau. Cela donne de la flexibilité au projet et permet de consommer des jours supplémentaires en fonction des évolutions qui apparaissent nécessaires tout au long du déploiement. Pas d’avenant au contrat en cas de modification du Cahier des Charges initial.

Le revers de la médaille est que le prestataire n’est pas soumis à une obligation de résultat, mais à une obligation de moyens. Il y a toujours chez le consultant en gestion un esprit partagé entre le devoir de faire son travail tel que le conçoit le client, qui, à tort ou à raison, peut avoir une vision très arrêtée sur les modalités de réalisation du projet et le devoir de conseil qui peut être source de conflit. Et qui dit conflit dit sanction du fournisseur.

Le Forfait

La prestation réalisée en montant fixe, dans un délai donné et se fonde sur un Cahier détaillé des spécifications fonctionnelles et techniques. Le document de référence qui exprime les attentes du client se doit d’être d’autant plus claire et précis que le prestataire ne pourra pas s’en écarter. Cela implique un travail de réflexion, d’analyse de la part du client qui n’est pas toujours disposé à le faire.

Ce type de contrat apparaît à première vue comme le plus favorable au client qui se prémunit contre tout dérapage budgétaire, et se donne un moyen de pression sur le prestataire pour tenir les délais.

Il existe cependant certaines limites à ces avantages :

  • Classiquement le fournisseur va se doter d’une marge de sécurité financière en majorant sa proposition de 15 à 20 % ; le risque de dérapage est donc intégré au budget.
  • Il fera tout pour être en deçà du planning prévu afin de bénéficier d’une sorte de « prime de réussite ».
  • Le périmètre du projet est figé pour sa durée, bloquant ainsi toute prise en compte d’idée nouvelle, de besoin non exprimé au moment de la rédaction du Cahier des Charges.

Ces limites peuvent être dépassées de trois façons :

  • L’une officielle consiste à se mettre autour d’une table et d’accepter des avenants relatifs à une modification de périmètre du projet initial avec la rallonge budgétaire nécessaire.
  • Il peut être également conjointement convenu de mettre dans un second projet (ou un second lot) toutes les demandes supplémentaires exprimées par les utilisateurs lors du premier.
  • L’autre officieuse revient pour le client à prévoir dès le début, et sans en parler au fournisseur, un budget supplémentaire pour couvrir tout ou partie des aléas pressentis dans le cours du déploiement.

Il faut cependant garder à l’esprit qu’un projet informatique, relatif à des outils de gestion ou non, ne se passe jamais comme prévu. À retenir donc dans le choix du contrat qui doit trouver un équilibre dans les contraintes.

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