8 janvier 2018

Projet informatique et logiciels de gestion : 5 recommandations

Notre activité d’intégrateur de solutions de Gestion de Trésorerie nous amène à gérer des projets qui peuvent s’étaler sur plusieurs semaines. Fort de nos expériences cumulées, nous pouvons vous livrer ci-après quelques recommandations afin de garantir le succès de la mise en place d’un outil de gestion informatisé. Nous commençons aujourd’hui une série d’articles sur le sujet.

Définir le périmètre du projet

Votre prestataire de services n’aura de cesse de vous demander d’exprimer clairement vos besoins et ce d’autant plus que vous allez lui demander de travailler au forfait (un budget figé pour un résultat attendu). Pour information, cette première étape est rarement respectée car les besoins du client (en termes d’état de reporting par exemple) évoluent au fur et à mesure de la réalisation du projet. Des idées, des potentialités du logiciel sont mises à jour et viennent modifier la vision initiale des utilisateurs. À titre personnel, je n’ai jamais vu un périmètre initial respecté dans son intégralité. Le client doit donc prévoir un budget additionnel afin de faire face aux variations dans les demandes qui ne manqueront pas de survenir.

Analyser la géographie interne à la société cliente

Il s’agit ici d’identifier les hommes et les moyens techniques qui vont être mobilisés par votre projet et les obstacles potentiels qu’ils peuvent représenter pour la réalisation du projet. Voir les forces et les faiblesses des équipes internes qui vont être mobilisées et idéalement, dès le début, prévoir les mesures nécessaires : plus de budget, formation complémentaire des utilisateurs, mobilisation de ressources supplémentaires…

Projeter les scénarios induits par les décisions prises par le client

Selon le périmètre défini et les ressources investies, informer le client des conséquences négatives et positives de ses décisions : ex. recourir à des stagiaires pour porter le projet en lieu et place des équipes établies ou décider d’imposer la solution à des filiales sans vraiment les impliquer en amont du projet ne sont pas sans conséquences sur le bon déroulement et la pérennité du projet. Nous sommes ici dans « le devoir de conseil » demandé aux prestataires de services. Il faut donc choisir un scénario pour la réalisation du projet et le faire entériner par les décisionnaires en interne.

Établir un plan de route ou rétroplanning

Partir de la date théorique de fin de projet, finalisée par un PV de recette, et remonter à la date présente en identifiant toutes les étapes qui balisent le projet : mise à disposition des logiciels, des PC ou serveurs si besoin, formation des utilisateurs en fonction de leur disponibilité, mise à disposition des données faisant l’objet d’une intégration dans le nouveau système (venant de la comptabilité, du service des ventes, ...), etc. Vous établirez avec le consultant la liste des actions à réaliser de leur impact sur la disponibilité des ressources internes.

Mettre en place un tableau de bord de suivi de projet

Ce dernier se justifie d’autant plus que le nombre de jours de service est conséquent et le nombre de participants important. Il s’agit d’un outil de pilotage qui permettra au Chef de Projet par exemple d’avoir « une vue d’hélicoptère » précise sur ce qui se passe et donc d’anticiper sur les problèmes éventuels.

Le respect de ces quelques règles, valables en fait pour tout projet informatique, minimisera le risque de dérapages dans le déploiement de l’usage des applicatifs.

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