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27 novembre 2017

Outils de gestion : MS Excel encore et toujours ?

outils-gestion-excel-toujours.jpgIl y a deux moments où je rencontre MS Excel dans un département financier : avant la mise en place d’un progiciel de gestion et… Un an plus tard, après l’abandon de ce même progiciel. Je caricature à peine mais je vous renvoie à vos différentes expériences de mise en place d’outils de gestion informatisés.

Comme souvent dans l’apprentissage d’une technologie, il est difficile de changer les habitudes des utilisateurs (« Lock-in effect »). Que cela plaise ou non, MS Excel représente l’outil le plus utilisé au sein des départements financiers des entreprises, à la place ou en complément d’un logiciel de trésorerie d’un ERP.

Partant du principe que si l’on ne peut aller contre mieux vaut aller avec, il est coutume de s’adapter à l’entêtante réalité du terrain.

Un outil universel

Tout trésorier maîtrise parfaitement cet outil, où que ce soit dans le monde. Pour organiser les remontées des données des filiales, rien de mieux qu’un template Excel à envoyer à chaque trésorier. Cela demande une organisation sans failles, afin de suivre les réponses de chacun et s’assurer de la cohérence des résultats. Notre cher tableur a donc encore de beaux jours devant lui pour construire les prévisions de trésorerie.

Cependant, l’outil ne manque pas d’imperfections.

Des limites bien connues

  • Absence de base de données centralisée permettant l’intégration et la sécurisation des données (non falsification).
  • Permettant également leur consolidation, en veillant à la cohérence des versioning des fichiers.
  • Donnant la traçabilité et donc l’origine des incohérences dans les informations transmises.
  • Garantissant l’historisation des données permettant la mémoire et la transmission des informations en cas de turnover
  • Le tracking des échanges avec vos différents interlocuteurs au sein des filiales et entités du groupe.

Comment pallier les inconvénients de MS Excel

Pour les entreprises à l’activité essentiellement nationale, logiciel de Trésorerie et Excel peuvent convenir. Il en va différemment pour les groupes internationaux. En alliant les avantages des deux outils, le trésorier groupe disposera d’une solution complète lui permettant de réaliser efficacement l’ensemble de ses tâches.

Cependant, pour une utilisation optimale, il est important de consolider les processus Excel à l’échelle du groupe afin d’éviter erreurs et approximations.

La solution Gathering Tools

Gathering Tools est une réponse possible - et particulièrement adaptée - dans de tels contextes.

Cette suite logicielle, éditée par Calame Software, permet de convertir vos processus MS Excel en formulaires sécurisés et de gérer un workflow de diffusion et de collecte de vos précieuses données, facilitant l’intégration au logiciel de trésorerie et au système d’information en général. De fait, elle représente la couche technique qui préserve l’utilisation du tableur (en capitalisant souvent sur les modèles Excel déjà existants au sein de l'organisation) tout en sécurisant les données et les échanges, d’où des gains de temps…

Et d’argent.

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