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18 septembre 2017

Les conditions d’une externalisation réussie de certains services de gestion

externalisation-part2.jpgComme évoqué précédemment sur ce même site, l’externalisation de certains services de gestion ou de certaines tâches au sein de ces services devrait se banaliser. Nombre d’arguments militent en effet en faveur de cette démarche : économie de coûts, de temps, de ressources humaines pour mieux se concentrer sur les tâches critiques du service sous la pression de la croissante concurrence commerciale.

Cependant, afin que le processus d’externalisation se passe au mieux, il faut en mesurer les limites possibles. Tout investissement se mesurant à l’aune du triptyque « coût, délai, qualité », nous pouvons avancer les idées suivantes en termes de risques.

La toute première est de savoir ce que vous recherchez en premier. Il est en effet un principe qui veut que sur les trois critères mentionnés ci-dessus, il soit rare d’en voir plus de deux satisfaits. Si vous désirez une forte compétence à court terme par exemple vous risquez de devoir en payer le prix. Si cependant, l’un de vos prestataires vous garantit les trois, vous pouvez le conserver précieusement car il représente l’exception.

Veiller à la cohérence culturelle des équipes. Recourir à un expert pourquoi pas à condition que ce dernier soit familier de votre langue et de votre culture. Il nous est arrivé de voir arriver au sein des services financiers de nos clients des « consultants finance » à prix d’or, originaires de pays européens, mais dénués de la connaissance du milieu dans lequel il devait évoluer (horaires, temps de déjeuner, connaissance du métier…). D’où des frictions et des comportements contre-productifs avec les équipes internes.

Éviter la possible perte de l’expertise (maîtrise des process de communication interbancaire par exemple) au sein de la société pour tomber dans la dépendance auprès d’un prestataire qui sera alors en position de force dans la fixation des tarifs. L’argument « la société externe connaît bien notre fonctionnement » pour faire perdurer l’outsourcing, peut donc être un piège.

Pourquoi ne pas commencer par une période probatoire ? L’équivalent d’une période d’essai chez les salariés ou du PoC pour la société informatique. Il faut en effet vous assurer non seulement de la qualité des ressources mises à disposition mais aussi de leur cohérence par rapport à vos spécificités. Avez-vous des activités nationales ou internationales, qui requièrent des connaissances en finance de certains outils, comme le LCBS par exemple.

Selon la fameuse formule, la délégation n’exclut pas le contrôle, bien au contraire. Il en va de même dans le recours à des prestataires externes. Il est important de mettre en place les hommes et les procédures qui permettront au contrôle de la bonne exécution du contrat, suivi des anomalies, du respect de la qualité promise et attendue. Principe de base en la matière : l’oral ne vaut pas, seuls valent les écrits qui permettent de baliser la relation entre client et fournisseur.

Si vous vous en tenez à ces quelques principes, vous maximisez les chances de réussite de l’externalisation de certaines de vos tâches, croyez-en l’expérience de BDO-VIA Finance en la matière.

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